FAQ « Gérer les subventions H2020 »

A partir d’un recensement de questions émanant du groupe des correspondants Europe hospitaliers en amont de la journée « gestion financière des subventions Horizon 2020* », des réponses de type opérationnel ont été élaborées, complétées par un point de vue juridique grâce à l’aide de Thibaut Vanrietvelde, responsable des affaires juridiques européennes à l’ANRT et  Point de Contact National Juridique et Financier du programme H2020.

Lien vers les fiches pratiques du PCN juridique et financier 

Point de vue juridique

Point de vue opérationnel

Coûts de personnel

Eléments du salaire
Calculs des rémunérations des personnes déclarant des heures de travail sur un projet H2020 : sont retirés les frais de déplacements, les frais de formation, les comptes épargnes temps, les heures d’enseignement …. Est-ce correct ?

Frais de déplacement et de formation : dans Horizon 2020, la prise en charge par l’employeur du transport domicile-travail intègre le taux horaire de l’agent. Les autres frais de déplacement et de formation ne sont pas considérés comme des coûts de personnel, mais peuvent être éligibles en tant qu’autres coûts directs dès qu’il existe un lien direct entre la mission/formation et le projet européen. Ex : un déplacement pour se rendre à une réunion de consortium ou à un séminaire de restitution des résultats du projet, une formation spécifique au projet H2020.

 Compte épargne-temps : les jours épargnés une année N et monétisés une année N+1 peuvent intégrer le taux horaire de l’année N+1. Si le bénéficiaire calcule son taux horaire par l’intermédiaire d’heures productives individuelles, les heures productives de l’année N seront plus hautes (moins de congés pris) et celles de N+1 plus basses (plus de congés pris).

 Les émoluments liés à l’enseignement sont éligibles dès lors que l’enseignement est une tâche usuelle de l’employé (tel que prévu dans le contrat ou le statut).

 Lien vers la liste des éléments du salaire (cf. h2020-issues-list-countries_en.pdf sur le portail h2020)

 

Allocations de Retour à l'Emploi dans la fonction publique : Est-ce possible de provisionner ces ARE dans le montage budgétaire d'un projet en cas de recrutement d'un CDD pour les besoins du projet ?

Les ARE ne sont pour l'instant pas des coûts éligibles sur Horizon 2020.

Les établissements publics ont deux choix en ce qui concernent les ARE :

  • Soit ils confient à Pôle Emploi le soin de verser à l’ex-agent son allocation. Dans ce cas, l’employeur encourt bien un coût qu’il ne récupérera jamais. Ce coût intègre le taux horaire de l’agent.
  • Soit ils indemnisent directement leurs ex-agents sous la forme d’une provision prélevée sur l’ensemble des salaires bruts chargés (auto-assurance). Dans ce cas, il faut bien s’assurer que les sommes provisionnées et reversées sont à l’équilibre. En tout cas pas à l’avantage de l’employeur, sinon il y a création de profit ! Certains établissements ont été redressés à juste titre sur cette question. Dans la plupart des cas, le service financier se s’amusera pas à comparer les deux sommes et renoncera à charger la provision.
Déclaration des heures
Pour une personne qui travaille à 100% sur un projet mais sur plusieurs WP différents, avons-nous l’obligation de remplir des feuilles de temps ?

Un agent affecté à 100% sur le projet H2020 n’est pas tenu de remplir des feuilles de temps s’il signe une déclaration d’exclusivité (ou tout acte similaire, comme un CDD précisant cette exclusivité). Au moment du rapport technique et pour la saisie dans le portail des participants, il estimera la répartition de son temps de travail par WP.

Cependant, afin de faciliter la saisie des temps par WP dans le portail des participants, il peut être choisi de faire remplir des feuilles de temps pour toutes les personnes travaillant sur le projet.

Sur H2020, si on opte pour le modèle de 1720h productives annuelles, les feuilles de temps doivent-elles comprendre systématiquement 143 heures par mois travaillé,  faut-il déclarer les congés ?

 Afin de simplifier les reportings, il est suggéré d’utiliser le modèle de 1720h annuel. Ce nombre arbitraire d’heures productives est utilisé pour calculer le taux horaire des personnels. Ensuite, les personnes déclarent les heures travaillées chaque jour.

Une personne à temps plein travaillera 1607h en tout (sauf le personnel n’étant pas aux 35h, comme le personnel enseignant et hospitalier, qui ne pourra déclarer au maximum que 1720h travaillées sur le projet européen).

Est-il toujours obligatoire ou recommandé d’inclure sur les feuilles de temps une description des activités effectuées ?

Il n’est pas obligatoire, bien que recommandé, d’inclure une description sommaire des activités réalisées dans sa feuille de temps.

Le minimum requis est le nom de l’agent, la référence du projet et le nombre d’heures ou de journées travaillées. Ainsi il n’est pas nécessaire de rédiger de détail des activités dans les « feuilles de temps ».  Cependant, il sera plus facile de réaliser le bilan d’activité si les temps travaillés sur les différents WP sont indiqués, même si la référence aux WP est optionnelle.

Salaire et/ou Heures reportées des PU-MCU ou PU-PH pour le calcul des coûts de personnels et/ou PM au moment des reportings (doit-on déduire le temps Université ?)

Le personnel enseignant et hospitalier doit 11 demi-journées à ses employeurs. Rien ne vient préciser la répartition de ces obligations de services entre ces 2 établissements, si ce n’est le tableau de service. Rien ne précise non plus la répartition du temps de travail entre soin, enseignement et recherche. Dans les faits, un PU-PH peut très bien passer ses 11 demi-journées à l’hôpital sans qu’on n’y retrouve à redire. Il n’existe donc pas de « temps université » à déduire des heures productives de ce personnel. En conséquence, toutes leurs heures productives peuvent intégrer le taux horaire (ex : 1720h).

Certains établissements ont opté pour une règle de comptabilisation des bi-appartenants basée sur la charge horaire qui leur est demandée dans leur service, à savoir un mi-temps. Ce n’est qu’une règle de comptabilisation, sans base juridique qui peut être sujette au redressement systémique en cas d’audit.

Coûts cliniques

Pour déclarer les coûts cliniques, la CE accepte-t-elle les tarifs de l’Assurance Maladie ? Les coûts sont calculés mais pas les tarifs.

Dans Horizon 2020, le coût unitaire d’étude clinique doit être calculé sur la base des coûts historiques de l’établissement tels que constatés dans le dernier exercice comptable clos. Or, le tarif de l’Assurance Maladie a été calculé en prenant en compte une moyenne pour les établissements publics de santé. Il n’est donc pas propre au bénéficiaire : ce dernier ne peut pas y avoir recours.

Cependant la CE reconnait que le calcul qui a mené à l’établissement des tarifs de l’Assurance Maladie est assis sur une méthodologie solide. Cependant ce système n’est pas extensible à l’ensemble des pays de la CE. Des justifications de calcul seront ainsi toujours demandées (préférer les « Units costs » ou la facturation interne).

Portail des participants

Peut-on faire des ajustements sur une période de reporting précedente dans un projet H2020 (Ou dans un projet IMI)?

Dans Horizon 2020, les ajustements ne sont plus possibles. En revanche, les corrections le sont. La différence est que l’on ajuste une estimation, tandis que l’on corrige une erreur. Concrètement, les règles n’acceptent plus que l’on « prévoie» le taux horaire d’un agent sur un exercice comptable non clos, ou que l’on estime le coût d’un déplacement non réalisé. Tout coût doit avoir été encouru au moment du reporting. C’est une grande différence par rapport à FP7.

Cependant, si une erreur a été faite (les RH se sont trompés de ligne et ont mal calculé le taux horaire, le service financier s’est trompé de facture, les gestionnaires ont eu une lecture erronée du GA), etc.) alors le PO acceptera que le bénéficiaire « corrige » cette erreur. À cet effet, il invitera celui-ci à remplir un formulaire d’ajustement (qui porte mal son nom, car il s’agit d’une correction).

 IMI ne déroge pas à la règle.

Centres de recrutement

Contractualisation
Les centres associés sont en général choisis par le centre investigateur principal selon des critères de confiance, réseaux, capacité de recrutement. Comment nommer des centres de recrutements de patients en tant que sous-traitants en étant en respect avec les règles de concurrence ?

Dans un projet européen, il sera toujours possible de recourir à des "centres associés" en tant  que "sous-traitants" afin de faciliter la gestion, la performance et la rapidité des essais consécutifs au projet

 La question de la mise en œuvre d’un achat public et à plus forte raison d’une mise en concurrence pourra toujours être légitimement posée pour le choix d’un centre investigateur associé. En cas d’application du code des marchés publics, il conviendra de respecter les règles usuelles de l’établissement acheteur et de passer au besoin directement par un marché négocié auprès dudit centre associé si des considérations techniques et/ou scientifiques le justifient. En cas de non respect des règles de mise en concurrence ou de publicité, un centre potentiellement concurrent et écarté pourra saisir le juge administratif d’une requête visant à l’annulation de l’achat contesté. En outre, ce non respect de l’achat public est de nature à fragiliser tout le projet notamment en cas d’audit et d’éventuel rejet des dépenses concernées.

En effet, les établissements publics doivent respecter leurs procédures de marché publics. Lorsque celles-ci sont suivies, le meilleur rapport qualité-prix est acquis. Si la prestation est en deçà des seuils ou qu’exceptionnellement ces procédures ne prévoient pas de mise en concurrence (ex : partenariat d’innovation), le bénéficiaire doit toujours prouver que le meilleur rapport qualité-prix a été respecté. Dans ce cas, il doit négocier avec le prestataire un tarif qui est raisonnable. Pour ce faire, il peut prouver que le tarif chargé est celui habituellement payé par le bénéficiaire (en dehors du projet H2020) ou que le tarif est proche des coûts réels du sous-traitant (la marge de profit est limitée).

Sur la mise en concurrence : la convention de subvention exige TOUJOURS le meilleur rapport qualité prix. Lorsque les règles des marchés publics ne s'appliquent pas, cela ne dispense pas le CHU de se passer d'une mise en concurrence. Il va donc falloir prouver comment l'offre de ce centre associé est la meilleure. L'activité à but non lucratif n'est pas une preuve suffisante en soi (ce n'est pas le seul centre clinique dans le monde à faire de même).

Est-ce qu’une partie tierce intervenant dans un H2020 doit fixer son prix à hauteur du prix de marché ou est ce qu’il y a une liberté de définition des prix entre le commanditaire et la partie tierce ?

Les tierces-parties articles 10 et 13 facturent un tarif. Ce dernier intègre normalement une marge de profit et doit être sélectionné selon le meilleur rapport qualité-prix.

A l’inverse, les tierces-parties articles 11 et 14 déclarent leurs coûts directs éligibles. Il n’y a pas de marge ou de profit possible. Le meilleur rapport qualité-prix ne s’applique donc pas.

Voici le tableau des différentes parties tierces : sous-traitants article 13, partie tierce liée article 14, ou partie tierce apportant une contribution au projet contre remboursement ou non (article 10 ou 11).

Propriété intellectuelle
Si le prix fixé par la partie tierce est inférieur au prix de marché (cas  généralement des parties tierces liées article 14 ou parties tierces apportant une contribution au projet contre remboursement (article 11), est-ce que la partie tierce peut conserver des droits de propriété intellectuelle sur les résultats développés ?

Dans Horizon 2020, le principe est que la PI appartient aux bénéficiaires ayant généré les résultats. Si c’est une tierce-partie qui a généré les résultats, le bénéficiaire dont dépend cette tierce-partie doit acquérir tous les droits nécessaires pour respecter ses obligations au titre du GA. Ces obligations prévoient, entre autre :

  • d’accorder des licences sur les résultats aux autres partenaires, dès lors que ces nécessitent l’accès à ces résultats pour réaliser l’action ou exploiter leurs propres résultats
  • de s’assurer que des mesures visant à l’exploitation des résultats soient prises dans les 4 ans après la fin du projet
  • que ces mesures soient cohérentes avec le plan d’exploitation et de dissémination des résultats (PEDR), à l’annexe 1 de la convention de subvention

Pour respecter ses obligations, le bénéficiaire peut demander à la tierce-partie de lui transférer la PI, ou se faire concéder une licence avec un droit de sous-licence aux autres membres du consortium. Il est donc imaginable que la TP reste propriétaire de la PI.

 

Si la TP compte garder des droits de PI, il est important d’informer les autres partenaires. C’est d’autant plus le cas si d’autres bénéficiaires peuvent être copropriétaires de cette PI. Il est conseillé d’en faire référence dans l’accord de consortium voir même dès le MOU.

Est-ce que tous les droits de propriété intellectuelle doivent obligatoirement revenir au partenaire bénéficiaire ? Quels sont les droits de PI pour les centres investigateurs raccrochés au projet en tant que sous-traitants d’un bénéficiaire ?
Contrat de consortium // convention hospitalière

Si l'on se réfère à notre fiche, les sous-traitants n'ont généralement pas accès à la PI générée par le projet.

Or, en dehors d'un contexte de projets européens, les centres associés signent avec le centre investigateur principal une "convention hospitalière" qui prévoit en général la mention des différents centres dans les publications, le partage d'un certain nombre de droits liés aux résultats de l'étude.

 Nous sommes donc à la croisée entre deux réalités : les projets européens et la pratique usuelle. En effet, il est tout à fait habituel que les centres associés aient accès à des bases de données et puissent les exploiter, etc. Ces aspects sont donc à aborder projet par projet dans les clauses du "contrat de consortium" et celles de la "convention hospitalière".

 

Les sous-traitants renoncent généralement à leurs droits de PI. Cependant, cela n'a rien d'automatique. Bénéficiaires et sous-traitants peuvent s'entendre pour entrer en copropriété, s'octroyer des droits d'accès, etc. Tout ce qui compte aux yeux de la convention de subvention, c'est que le droit des autres partenaires soient respectés, à savoir :

  • qu'ils puissent avoir accès aux résultats du projet dès lors qu'ils sont nécessaires pour la réalisation du projet ou l'exploitation de leurs résultats, à moins d'y avoir explicitement renoncé
  • que les résultats du projet soient exploités ou disséminés jusqu'à 4 ans après la fin du projet, conformément au plan d'exploitation et de dissémination des résultats
  • que plus généralement toute obligation incombant aux bénéficiaires soit transposée au tiers également (éthique, données personnelles, droit de regard avant toute dissémination, etc.)

Conseil : prévenir le plus rapidement possible les autres partenaires qu'un tiers pourra réclamer des droits sur des résultats du projet

Donc la réponse est : oui, un centre associé peut avoir des droits sur les résultats du projet.

 

En cas de conflit entre la convention hospitalière et l'accord de consortium, aucun ne prime car il s'agit de normes de même valeur (contrat).

Est-ce qu’il existe des guidelines liées aux droits de propriété intellectuelle des tierces-parties dans les projets H2020, notamment quand une entité du secteur non lucratif intervient comme tierce-parties pour le compte d’une autre entité du secteur non lucratif (cas des centres investigateurs par exemple…)?    

Il n’existe aucune guideline, si ce n’est l’article 26.3 de la convention de subvention. Les bénéficiaires sont libres de donner des droits de PI à leurs tierces-parties du moment que certaines conditions soient réunies (voir question précédente).

Les négociations devront en tout état de cause être faites en lien avec les cellules valorisation et chargées de la propriété intellectuelle des établissements concernés.

Gestion interne

Financements complémentaires : doit-on informer la CE de soutiens financiers qui visent des tâches complémentaires à un projet et donc non initialement énoncées au démarrage du projet ?

Les bénéficiaires doivent informer la CE de tout financement extérieur spécifiquement attribué pour la réalisation des tâches du projet. Si le bénéficiaire peut prouver que ce financement encadre la réalisation d’autres tâches que celles du projet H2020, ou qu’il permet de prendre en charge d’autres dépenses que celles chargées sur le projet H2020 (ex : compensation au patient), il n’est pas tenu d’en informer son PO. En cas de doute, le PO est compétent pour trancher.

Pour une bonne gestion d’un projet européen, il sera toujours préférable d’informer le Project Officer de toute action autour du projet. Si dans le cours du projet, des soutiens financiers se proposent de prendre en charge des tâches « annexes », il faudra précisément circonscrire ces tâches et garder des éléments de preuves permettant de démontrer que ce ne sont pas des tâches du projet telles que celles décrites dans l’annexe technique (DOA).

En cas d’audit, il faudra présenter ces éléments de preuves afin d’éviter que ces soutiens complémentaires ne soient requalifiés en « recettes au projet ».

Pour les actions Marie Sklodowska Curie, les établissements hospitaliers  rencontrent des difficultés pour établir des contrats de travail qui ne suivent pas les règles habituelles en vigueur dans l’établissement.

Pour les Actions Marie Sklodowska Curie (MSCA) le montant du coût unitaire « pour le chercheur recruté » doit avoir été intégralement encouru pour le chercheur dans la période. Si l’employeur ne souhaite pas dépasser ses grilles, c’est son droit, mais il doit dans ce cas renoncer à participer aux projets MSCA. Pour plus de détails sur comment les établissements publics versent ces émoluments, se rapprocher du PCN MSCA.

Les établissements publics de santé ont en effet des difficultés à mettre en œuvre les projets MSCA et spécifiquement l’élaboration des contrats de travail des chercheurs en raison de la grille imposée par l’UE. L’allocation de mobilité, qui est due au doctorant, est difficile à verser car elle n’est pas prévue dans les logiciels de gestion des paies.

Lorsqu’un personnel est payé « directement » par l’UG (UF, UIC) du projet européen, le montant du salaire correspondant doit-il coïncider avec le volume horaire et donc les coûts déclarés sur le reporting ?

Les coûts éligibles de personnel déclarés doivent avoir été encourus par le bénéficiaire (en tant que personne morale), quelle que soit l’unité qui gère le projet.

Si un personnel est recruté spécifiquement pour un projet européen, et payé directement sur l’UF du projet, il paraît cohérent que le montant de salaire correspondant à ses heures totales déclarées corresponde au cout de sa rémunération.

 (Cf. AGA page 160)