Assistant-e Administratif-ve

Assistant-e Administratif-ve

  • CDI
  • Bron
  • 23/08/2021
  • Diplôme : Bac+2

EDMUS Services

L’OFSEP (Observatoire Français de la Sclérose en Plaques) est un projet collaboratif qui repose sur le réseau EDMUS (European Database for MUltiple Sclerosis) des neurologues français spécialistes de la SEP. Il vise : d’une part à collecter des données cliniques, biologiques et d’imagerie des patients français atteints de sclérose en plaques pour constituer une base de données de santé en vie réelle,
d’autre part à organiser la mise à disposition de cette base de données nationale au profit de chercheurs et de porteurs de projets souhaitant utiliser la base de données pour la réalisation de leurs projets.
L’OFSEP est coordonné à Lyon par le Service de Neurologie A à l’Hôpital Neurologique Pierre Wertheimer (Professeur Sandra Vukusic). Il est porté par un consortium composé de la Fondation Eugène Devic EDMUS contre la sclérose en plaques (Fondation EDMUS), l’Université Claude Bernard Lyon 1 (UCBL1) et les Hospices Civils de Lyon (HCL).

 

La cohorte de patients créée au sein de l’OFSEP comporte les données de plus de 70 000 personnes atteintes de sclérose en plaques (SEP) et résidant en France. Son développement vise à améliorer la qualité et la sécurité des soins de ces personnes et à favoriser les recherches cliniques, fondamentales et translationnelles sur cette maladie.

 

Pour mener à bien les projets d’études et de recherche utilisant la base de données de l’OFSEP, il a été créé la s.a.s. EDMUS Services, filiale de la Fondation EDMUS. EDMUS Services est une société créée en 2019 qui a démarré son activité en 2020. Son objet social est la réalisation de prestations de services dans le cadre de projets d’études et de recherche impliquant l’utilisation de la base de données de patients de l’Observatoire Français de la Sclérose En Plaques (OFSEP). En amont de cette utilisation de la base de données, EDMUS Services doit contractualiser avec l’ensemble des centres experts qui collectent les données au quotidien.

 

Dans le cadre du développement de son activité, EDMUS Services souhaite recruter un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour assurer la gestion administrative et comptable de son activité.

 

Il/elle sera intégré(e) à l’équipe du Centre de Coordination National (CCN) de l’OFSEP qui gère la collecte des données et son utilisation dans des projets de recherche – Le CCN est localisé au sein de l’Hôpital neurologique Pierre Wertheimer, Bron.

 

 

Description du poste
L’assistant-e administratif-ve aura en charge la gestion administrative de la structure en lien étroit avec les membres du CCN et la direction de la SAS.

 

GESTION ADMINISTRATIVE

·        Gérer les contrats avec les centres participants à la collecte des données (une trentaine de centres) : à partir d’un modèle fourni par le service juridique et des informations spécifiques à chaque projet de contrat :

o   Préparer les projets de contrats de chaque centre,

o   Les envoyer aux centres en ayant vérifié la qualité des destinataires;

o   Suivre les échanges jusqu’à la signature et gérer le process de signature;

o   Tenir un tableau de suivi des contrats pour chaque projet;

o   Classer les pièces dans les dossiers des contrats (numérique et/ou papier);

o   Relations avec la chargée de projets, le service juridique et la direction;

·        Participer à la gestion des contrats avec les industriels : une fois les termes du contrat acceptés par les deux parties :

o   Finaliser la mise en forme du contrat avec les annexes à joindre ;

o   Gérer le process de signature;

o   Tenir un tableau de suivi des contrats;

o   Classer les pièces dans les dossiers des contrats (numérique et/ou papier);

o   Relations avec le service juridique, la responsable des collaborations et la direction;

·        Tenir un registre de tous les contrats signés par EDMUS Services ;

·        Gérer les formalités administratives afférentes à la vie d’une SAS ;

·        Gérer les courriers entrants et sortants ; les distribuer aux différents interlocuteurs concernés : DAF, direction, coordination OFSEP, cabinet comptable, etc…

·        Dans son domaine d’activité, participer à l’amélioration des processus, des procédures qualité et de la gestion des risques ;

 

GESTION COMPTABLE

·        Comptabilité fournisseurs et prestataires

o   Définition des besoins; choix des fournisseurs (appels d’offre, mise en concurrence, rédaction de cahiers des charges, gestion des offres);

o   Gestion des devis et des commandes, suivi des factures et de leur validation ; relations avec le DAF ;

o   Participer à la rédaction des contrats fournisseurs et prestataires ;

·      Dans le cadre des relations avec les centres participants à la collecte des données :

o   Envoi des bons de commande aux centres après validation de la répartition financière entre centres et/ou de l’état pour facturation des projets ;

o   Suivi de la facturation ou du titre de recettes émis par les centres;

o   Mise en paiement;

o   Tenue d’un tableau de suivi;

o   Relations avec le DAF et la chargée de projets;

Dans le cadre d’une création de poste, les missions de l’Assistant(e) Administratif(ve) pourront évoluer en fonction de son expérience et des besoins de la structure.

Profil recherché :

Formation et expérience

-        Formation de niveau bac+2 minimum (type BTS SAM, assistant de gestion, assistant juridique)

-        Maîtrise des outils bureautiques, notamment suite Office

-        Expérience dans un poste similaire de plus de 2 ans exigée

-        Connaissances en anglais écrit appréciées

-        Une connaissance de l’organisation de la recherche clinique et de la vie d’une entreprise privée serait un plus.

 

Aptitudes

-        Forte aptitude à être opérationnel rapidement

-        Autonomie, capacité à organiser, prioriser et analyser

-        Rigueur et capacité rédactionnelle

-        Sens de la communication et du travail en équipe

-        Aisance dans l’expression écrite et orale

-        Capacité d’écoute et d’apprentissage

-        Adaptabilité à la diversité des interlocuteurs externes publics et privés

Contrat
Contrat à durée indéterminée, convention de forfait jours, 212 jours.

Salaire autour de 30 K€ brut annuel, en fonction des diplômes et de l’expérience.

Employeur : EDMUS Services SAS, convention collective SYNTEC, charte de télétravail.

Poste à pourvoir dès que possible.

Contacts et modalités de candidature
Renseignements sur le poste

Claire Rigaud-Bully : claire.rigaud-bully@chu-lyon.fr

Date limite de candidature : 23/08/2021

Faire parvenir une lettre de motivation et un CV à l’adresse suivante : veronique.millot@chu-lyon.fr

Rémunération : 30K annuel
Il n’est possible de choisir deux fichiers qu’en les sélectionnant en même temps. Pour cela, suivre la démarche suivante : cliquer sur le bouton « select. Fichier », dans la boite de dialogue cliquer sur les deux fichiers souhaités en appuyant sur la touche control (Ctrl) de votre clavier.
Vous reconnaissez qu’en postulant vos données seront transmises à l’éditeur de cette annonce. Vous reconnaissez avoir lu et accepter notre Politique de confidentialité (lien en bas de page).

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