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MISSIONS GÉNÉRALES DU POSTE

Définition : L’assistant à la gestion de projets européens est notamment chargé, au sein d’une équipe, de l’organisation et du suivi des données administratives et financières pour les montages et bilans de projets européens au regard des exigences de la Commission européenne et des HCL. Il participe également à la gestion au fil de l’eau des projets et réseaux européens en cours et au fonctionnement du service.

Activités : Le Secteur des Affaires européennes de la Direction de la Recherche clinique et de l’Innovation est chargé d’accompagner les équipes HCL pour accéder au programme cadre européen de recherche et d’innovation (Horizon Europe) et aux autres programmes européens de recherche (IMI, CHAFEA, Eurostars, etc.). La cellule Europe accompagne également les équipes membres ou coordinatrices de Réseaux Européens de Références sur les maladies rares.

Le gestionnaire administratif et financier des projets européens participe au suivi, contrôle et sécurisation des budgets des projets européens (financés par la Commission européenne), essais cliniques ou non, en respectant les exigences nationales et européennes de gestion et d’administration, et en coopération avec les acteurs internes et externes, afin de permettre aux équipes de recherche de mener à bien leurs missions.

MISSIONS ou ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

Participer au suivi administratif et financier des projets européens en lien avec l’équipe des Affaires européennes :

–          Suivi de la procédure de signature des contrats européens impliquant les HCL, en lien avec la cellule juridique.

–          Suivi administratif des différents contrats : signatures, avenants, clôtures, rédactions, etc.

–          Réalisation et mise à jour des tableaux de suivi, en vue notamment de la préparation des bilans financiers et des différents reportings demandés par la direction ou d’autres acteurs.

–          Suivi des dépenses avec les différents services économiques sur chaque groupement hospitalier et les bureaux du personnel.

–          Mise à jour des dossiers et conventions sous Easydore.

–          Vérification de l’éligibilité des dépenses, pour les équipes projets et communication des critères d’éligibilité.

–          Création, suivi, validation et archivage des feuilles de temps et autres justificatifs demandés par la Commission européenne ainsi que les consortiums des projets européens. Rassemblement de l’ensemble des éléments nécessaires pour la réalisation des bilans financiers.

–          Traitement des factures et des conventions, en lien avec la DAF.

–          Assurer des tâches de secrétariat nécessaire au suivi de projets : compte-rendu de réunions, organisations de réunions, etc.

Aide aux montages de projets :

–          Recherche d’informations, notamment financières, auprès des différents services (réalisation de devis, demandes d’informations sur les différents GH) pour la réalisation des budgets prévisionnel : évaluation des coûts.

–          Etude des caractéristiques spécifiques financières des calls, lorsque nécessaire pour réponse aux appels à projets.

Aide au fonctionnement du secteur Affaires européennes :

–          Aide à la préparation et organisation de réunions dans le cadre des suivis de projets.

–          Participation aux activités internes et à la mise en place de procédure dédiées à la gestion des projets et réseaux européens : création d’outils de suivi, rétroplanning, etc.

–          Participation aux projets du service, notamment au développement de la communication autour des projets européens.

CONDITIONS D’EXERCICE :

–          Poste à temps plein à repos fixe.

–          Temps de travail : du lundi au vendredi

–          39h par semaine

–          CDD de 6 mois, renouvelable